e-Fatura Saklama Süresi ve Doğru Arşivleme
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, Vergi Usul Kanunu uyarınca 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Saklanması gereken şey belgenin PDF görüntüsü değil, orijinal XML dosyasının kendisidir; çünkü hukuki olarak geçerli olan veri XML içindedir.
Bu yazıda saklama yükümlülüğünün kapsamını, hangi dosyaların tutulması gerektiğini ve pratik bir arşiv düzeninin nasıl kurulacağını anlatıyoruz.
Ne kadar süre saklanır?
Genel kural 5 yıldır: belgenin düzenlendiği takvim yılını takip eden yılın başından itibaren beş yıl. Ticaret Kanunu açısından ticari defter ve belgeler için 10 yıllık saklama yükümlülüğü de gündeme gelir; bu yüzden pratikte birçok işletme 10 yıllık arşiv tutmayı tercih eder.
Dava veya inceleme konusu olan belgelerde süre uzayabilir. Devam eden bir uyuşmazlığa konu belgelerin, süre dolmuş olsa dahi saklanması gerekir.
XML mi saklanmalı, PDF mi?
Saklanması zorunlu olan orijinal XML dosyasıdır. PDF, XML içindeki XSLT şablonu işlenerek üretilmiş bir görüntüdür; belgenin kendisi değil, sunumudur.
Bir denetimde PDF sunulduğunda, belgenin orijinali istenir. XML kaybolmuşsa PDF'ten geri üretilemez — çünkü PDF, yapılandırılmış veriyi değil, sayfaya yerleştirilmiş metni taşır.
Bu yüzden pratik kural şudur: XML her zaman saklanır, PDF isteğe bağlı olarak kolay erişim için tutulur.
Elektronik imza ve mühür de saklanmalı
e-Fatura dosyaları mali mühür veya elektronik imza ile imzalanmıştır. İmza, belgenin bütünlüğünü ispatlayan unsurdur. XML dosyası imzasıyla birlikte saklanmalıdır; imzayı çıkararak veya dosyayı yeniden kaydederek saklamak, bütünlük ispatını ortadan kaldırır.
Uygulamada sık yapılan hata, XML'in bir programda açılıp yeniden kaydedilmesidir. Bu işlem dosyanın baytlarını değiştirebilir ve imza doğrulaması başarısız hâle gelir. Arşive giren dosyaya dokunulmamalıdır.
Arşiv düzeni nasıl kurulur?
- Yıl / ay klasör hiyerarşisi kurun — denetimde belge bulmayı hızlandırır
- Dosya adında fatura numarasını ve tarihini taşıyın
- Gelen ve giden belgeleri ayrı ağaçlarda tutun
- En az iki ayrı fiziksel konumda yedek bulundurun
- Yedeklerin geri yüklenebildiğini yılda en az bir kez test edin
Yedeği hiç test edilmemiş bir arşiv, olmayan arşivdir. Disk bozulmaları ve yanlış yapılandırılmış senkronizasyonlar en çok ihtiyaç duyulduğu anda ortaya çıkar.
Bulut saklama ve entegratör arşivi
Entegratörler genellikle belgeleri kendi sistemlerinde saklar ve bunu hizmet paketine dahil eder. Bu kolaylık sağlar ama sorumluluğu devretmez: yükümlülük mükellefe aittir.
Entegratör değiştirdiğinizde, eski entegratördeki belgelerin dışa aktarılıp kendi arşivinize alınması gerekir. Sözleşme sona erdikten sonra erişimin kesilmesi, sık yaşanan ve geç fark edilen bir sorundur.
Arşivden belge okumak
Yıllar sonra arşivden çıkan bir XML'i açmak gerektiğinde, o dönemin muhasebe programı elinizde olmayabilir. Neyse ki XML kendi görüntüleme şablonunu içinde taşır; bağımsız bir görüntüleyiciyle belge orijinal hâliyle açılabilir.
Ücretsiz e-Fatura görüntüleyicimiz eski belgeleri de açar ve dosya tarayıcıda işlendiği için arşiviniz cihazınızdan çıkmaz. Belgeyi PDF olarak kaydedip paylaşmanız gerekiyorsa bunu da tek adımda yapabilirsiniz.
Özet
Yasal saklama süresi 5 yıl, ticari mevzuat açısından pratikte 10 yıldır. Saklanacak olan XML'in kendisidir, PDF değil. İmzalı dosyaya dokunulmamalı, yedekler test edilmeli ve entegratör değişiminde belgeler dışa aktarılmalıdır.
Denetimde ne istenir?
Vergi incelemesinde istenen şey, belgelerin orijinal elektronik hâlleridir. İnceleme elemanı XML dosyalarını ve gerektiğinde imza doğrulamasını görmek ister; ekran görüntüsü veya çıktı tek başına yeterli sayılmaz.
Belgelerin makul sürede sunulabilmesi de önemlidir. Terabaytlarca veriyi düzensiz bir klasörde tutmak, istenen belgeyi bulmayı imkânsızlaştırır ve pratikte belge sunulamamış gibi sonuç doğurur.
Arşivi kullanılabilir tutmak
İyi bir arşivin ölçütü, aranan belgeye dakikalar içinde ulaşılabilmesidir. Bunun için dosya adlandırma düzeninin baştan kurulması gerekir; sonradan yüz binlerce dosyayı yeniden adlandırmak mümkün olmaz.
- Dosya adı: tarih + fatura numarası + karşı taraf kısaltması
- Klasör: yıl / ay / gelen-giden ayrımı
- Her ay için bir özet tablo: fatura no, tarih, tutar, dosya yolu
- Özet tabloyu XML'lerden otomatik üretin, elle doldurmayın
Özet tabloyu üretmenin pratik yolu, XML'leri toplu olarak Excel'e dönüştürmektir. Böylece arşivinizin bir indeksi oluşur ve belge aramak dosya sistemi taramasına değil, tabloda filtrelemeye dönüşür.
Personel değişiminde arşiv
Arşivle ilgili en sık gözden kaçan risk teknik değil, kurumsaldır: arşivin nerede olduğunu yalnızca bir kişinin bilmesi. O kişi ayrıldığında, belgelere erişim fiilen kaybolabilir.
Arşiv düzeninin yazılı olarak belgelenmesi, erişim bilgilerinin birden fazla yetkilide bulunması ve devir teslimde arşivin ayrı bir kalem olarak ele alınması bu riski ortadan kaldırır.
Aynı şekilde entegratör ve muhasebe yazılımı değişimlerinde de arşiv devri planlanmalıdır; sözleşme bittikten sonra veri talep etmek çoğu zaman mümkün olmaz.
Özet
Yasal saklama süresi 5 yıl, ticari mevzuat açısından pratikte 10 yıldır. Saklanacak olan orijinal XML dosyasıdır; PDF yalnızca görüntüdür ve XML'in yerini tutmaz.
İmzalı dosyaya dokunulmamalı, arşiv yıl-ay hiyerarşisinde düzenlenmeli, yedekler iki ayrı konumda tutulup dönemsel olarak test edilmelidir. Entegratör veya personel değişimlerinde arşiv devri ayrı bir kalem olarak planlanmalıdır.
Arşivi taşımak
Muhasebe programı veya sunucu değişikliklerinde arşivin taşınması genellikle son anda akla gelir ve aceleye getirilir. Oysa taşıma sırasında dosyaların yeniden kaydedilmesi veya sıkıştırma-açma döngüsünden geçirilmesi imza doğrulamasını bozabilir.
Güvenli yöntem, dosyaları bayt düzeyinde kopyalamak ve taşıma sonrası örneklem üzerinden imza doğrulaması yapmaktır. Taşıma tamamlanana kadar eski kopyanın silinmemesi de temel bir önlemdir.