PDF Faturayı Muhasebe Programına Aktarma
PDF olarak elinize ulaşan faturayı muhasebe programınıza doğrudan yükleyemezsiniz; programlar fatura içeri aktarımını UBL-TR standardındaki XML dosyaları üzerinden yapar. Bu sayfada iki adımı birlikte anlatıyoruz: PDF'i XML'e çevirmek ve çıkan dosyayı programınıza aktarmak.
Aşağıda kullandığınız programa göre hazırlanmış rehberleri bulacaksınız; her birinde aktarımın hangi ekrandan yapıldığı, cari ve stok eşleştirmesinin nasıl tanımlandığı ve aktarım sonrası hangi kontrollerin yapılması gerektiği yazılı.
- PDF'ten UBL-TR XML'e dönüşüm: satır kalemleri, KDV matrahları ve satır iskontoları ayrıştırılır
- Çıktı GİB'in XSD şemasına karşı doğrulanır; doğrulamadan geçmeyen dosya üretilmez
- On muhasebe programı için ayrı aktarım rehberi: Logo, Zirve, Mikro, Netsis, Paraşüt, ETA, Luca, AKINSOFT, Nebim, Orka
- Tek tek veya ZIP ile toplu dönüşüm; çıktıyı tek ZIP olarak indirme
- Aktarım sonrası toplam kontrolü ve sık yapılan eşleştirme hatalarının çözümü
PDF'ten XML'e neler aktarılır, neler aktarılmaz?
Aktarmadan önce neyin otomatik geleceğini, neyi programınızda kontrol etmeniz gerektiğini bilmek işinizi kolaylaştırır. Aşağıdaki tablo bugünkü durumu gösteriyor.
| Alan | Durum |
|---|---|
Fatura numarası, tarihi, saati ve ETTN | Aktarılır |
Satıcı ve alıcı unvanı, VKN/TCKN, vergi dairesi | Aktarılır |
Satır kalemleri: açıklama, miktar, birim fiyat, tutar | Aktarılır; tablo okunamazsa tek satırlık özet kalem oluşturulur ve uyarı verilir |
KDV oranı ve tutarı, aynı faturada birden fazla oran | Aktarılır |
Satır iskontosu ve toplam iskonto | Aktarılır |
Tevkifat, ÖİV, ÖTV | Aktarılmaz; XML'e yalnızca KDV yazılır |
Mali mühür ya da e-imza | Üretilemez; çıktı imzasız UBL-TR XML'dir |
Hangi PDF'ler çalışır?
Muhasebe programınızın beklediği bilgi PDF'in metin katmanında durur. Bu yüzden dönüşümün kalitesi PDF'in nasıl üretildiğine bağlıdır.
- Çalışır: e-fatura ve e-arşiv portallarından ya da entegratörden indirilen PDF'ler
- Çalışır: muhasebe veya ön muhasebe programının ürettiği PDF faturalar
- Çalışmaz: tarayıcıdan geçirilmiş ya da telefonla fotoğraflanmış faturalar (OCR kullanmıyoruz)
- Kontrol yolu: PDF'i açın ve metni fareyle seçmeyi deneyin; seçilebiliyorsa uygundur
Dönüştürülen XML resmî e-faturanın yerine geçer mi?
Hayır. GİB'de kayıtlı bir e-fatura, mali mühür ya da e-imzayla imzalanmış orijinal XML'dir ve bu imza PDF'ten yeniden üretilemez. Orijinal XML'e ulaşabiliyorsanız (entegratör ya da GİB portalı) önce onu kullanın.
PDFXMLPro'nun ürettiği dosya imzasız bir UBL-TR XML'dir. Amacı, elinize yalnızca PDF olarak gelen faturayı muhasebe kaydı için programınıza elle veri girmeden aktarmaktır. GİB'e gönderim için kullanılamaz.
Sıkça Sorulan Sorular
PDF faturayı muhasebe programına doğrudan aktarabilir miyim?
Hayır. Muhasebe programları fatura içeri aktarımını UBL-TR XML dosyaları üzerinden yapar. PDF bir sayfa tarifi formatıdır; içindeki metnin ne anlama geldiğini programa söylemez. Bu yüzden PDF'i önce XML'e çevirmek gerekir.
Hangi muhasebe programları destekleniyor?
Ürettiğimiz XML, GİB UBL-TR standardına uygun olduğu için XML içeri aktarımını destekleyen her programda çalışır. Logo, Zirve, Mikro, Netsis, Paraşüt, ETA, Luca, AKINSOFT, Nebim ve Orka için adım adım rehberler hazırladık.
Aktarımda en sık hangi hata alınıyor?
Cari hesabın vergi numarasıyla eşleşmemesi ve stok kartı eşleştirmesinin tanımlı olmaması en sık görülen iki sorundur. Üçüncüsü, XML'in GİB şemasına uymamasıdır; bizim çıktımız şema doğrulamasından geçtiği için bu sorun oluşmaz.
Aktarım sonrası neyi kontrol etmeliyim?
Fişteki genel toplamın kaynak belgedeki tutarla birebir aynı olduğunu doğrulayın. Tutmuyorsa sorun neredeyse her zaman KDV oranı eşleştirmesinde veya iskonto satırındadır.
Şema doğrulaması neyi garanti ediyor?
Her çıktı GİB'in UBL-TR 1.2 XSD şemasına karşı doğrulanır ve şemaya uymayan dosya verilmez. Bu, dosyanın yapısının doğru olduğunu garanti eder; PDF'ten okunan tutarların doğruluğunu değil. İlk aktarımda fişteki toplamı faturadakiyle karşılaştırmanızı öneririz.
Muhasebe programınıza göre aktarım rehberi
PDF faturayı XML'e çevirdikten sonra programınıza nasıl aktaracağınızı adım adım anlattık.
İlgili Araçlar ve Rehberler
PDF faturaları XML'e mi çevirmeniz gerekiyor?
PDFXMLPro, PDF e-faturaları saniyeler içinde GİB uyumlu UBL-TR XML'e dönüştürür. İlk 2 dönüşüm ücretsiz.
Ücretsiz Başla