GİB e-Fatura Hata Kodları ve Çözümleri

Süreç durumu

Bu kod bir arıza değil, zarfınızın GİB sürecinde hangi aşamada olduğunu bildiren bir durum bilgisidir. e-Fatura gönderiminde zarf sırasıyla kuyruğa alınır (1000), işlenir (1100), kontrollerden geçerse işlenmiş sayılır (1200), alıcıya iletilir ve süreç tamamlanır (1300). Durum kodlarını takip etmek, bir belgenin nerede takıldığını anlamanın en hızlı yoludur.

Bu grupta kontrol listesi

• Kodun bir sonraki aşamaya ilerleyip ilerlemediğini birkaç dakika arayla kontrol edin.
• Saatlerdir aynı kodda duruyorsa entegratörünüzün kuyruk durumunu sorun.
• Aynı faturayı tekrar göndermeden önce mevcut zarfın durumunu doğrulayın; mükerrer gönderim 1163 hatasına yol açar.

Zarf ve paketleme

Bu grup, faturanın içeriğiyle değil taşındığı paketle ilgilidir. GİB'e gönderilen her belge, adı zarf kimliğiyle eşleşen tek bir XML içeren bir ZIP dosyası olarak iletilir. Paketleme kurallarından herhangi birinin ihlali, faturanın içeriği kusursuz olsa bile belgenin reddedilmesine yol açar.

Bu grupta kontrol listesi

• Dosya gerçekten .zip mi ve tek bir XML mi içeriyor?
• ZIP adı, XML adı ve zarf kimliği birbirinin aynısı mı?
• Zarf kimliği standart UUID biçiminde mi?
• Dosya aktarım sırasında bozulmuş olabilir mi? Yerelde açıp doğrulayın.

Şema ve içerik doğrulama

Bu grup, belgenin GİB standartlarına uygunluğunu denetleyen kontrollerden gelir. İki katman vardır: XSD şema kontrolü belgenin yapısını (alanlar var mı, doğru sırada mı, doğru tipte mi) denetler; schematron kontrolü ise iş kurallarını (tutarlar tutuyor mu, kodlar birbiriyle uyumlu mu) denetler. Bir belge gözle bakıldığında doğru görünse de bu kontrollerden geçemeyebilir.

Bu grupta kontrol listesi

• Satır toplamlarının genel toplamla kuruşu kuruşuna tuttuğunu doğrulayın.
• Fatura numarasının 3 harf + 4 hane yıl + 9 hane sıra biçiminde olduğunu kontrol edin.
• Birim kodlarının standart listeden seçildiğinden emin olun.
• İstisna, tevkifat veya özel matrah varsa ilgili kodların doldurulduğunu kontrol edin.
• Belgeyi göndermeden önce XSD şemasına karşı doğrulayın.

İmza ve mali mühür

Bu grup, belgenin kim tarafından imzalandığı ve o kişinin imza yetkisi olup olmadığıyla ilgilidir. Her e-Fatura mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır; imza belgenin bütünlüğünü ve kaynağını ispatlar. Sertifika süresi dolduğunda bu grup hataları toplu halde ortaya çıkar ve tüm gönderimler durur.

Bu grupta kontrol listesi

• Mali mühür sertifikanızın geçerlilik süresi dolmuş olabilir mi?
• İmzalayan sertifika, faturayı düzenleyen mükellefe mi ait?
• Entegratör değişikliği sonrası yetkilendirme tanımları güncellendi mi?
• İmzalama adımı entegrasyonda doğru sırada mı çalışıyor?

Yetki ve posta kutusu

Bu grup, gönderici ve alıcı etiketlerinin geçerliliğiyle ilgilidir. e-Fatura kapalı bir devrede çalışır: hem gönderenin hem alıcının GİB'e kayıtlı ve güncel bir posta kutusu etiketi olmalıdır. Alıcının mükellefiyeti sona erdiğinde veya entegratör değiştirdiğinde etiketi değişir ve eski etikete yapılan gönderimler bu grup hatalarıyla döner.

Bu grupta kontrol listesi

• Alıcının hâlâ e-Fatura mükellefi olduğunu GİB listesinden doğrulayın.
• Alıcının güncel posta kutusu etiketini kullanıyor musunuz?
• Alıcı mükellef değilse e-Arşiv Fatura düzenlemeniz gerekir.
• Kendi gönderici etiketinizin entegratör kaydınızla uyumlu olduğunu kontrol edin.

İletim ve sistem

Bu grup, belge kontrollerden geçtikten sonra alıcıya ulaştırılması aşamasında veya GİB altyapısında yaşanan sorunlardan gelir. Çoğu geçicidir ve sistem otomatik olarak yeniden dener; kalıcı olanlar ise alıcı tarafındaki bir sorunu işaret eder.

Bu grupta kontrol listesi

• Kod geçici mi kalıcı mı? Bir süre bekleyip durumu yeniden kontrol edin.
• Otomatik yeniden deneme hakkı tükendiyse belgeyi yeniden gönderin.
• Aynı hata farklı alıcılarda da tekrar ediyorsa sorun sizin tarafınızda olabilir.
• Tek bir alıcıda tekrar ediyorsa alıcının entegratörüyle iletişime geçilmelidir.