e-İrsaliye Nedir ve e-Faturadan Farkı Nedir?

e-İrsaliye, malın fiziksel sevkiyatı sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. e-Faturadan farkı şudur: e-Fatura ticari işlemin mali belgesidir, e-İrsaliye ise malın taşınmasını belgeler. Biri parayı, diğeri malın hareketini takip eder.

Bu yazıda e-İrsaliyenin ne zaman düzenlendiğini, kimler için zorunlu olduğunu ve e-Fatura ile ilişkisini anlatıyoruz.

İrsaliye ne işe yarar?

Sevk irsaliyesi, malın satıcıdan alıcıya fiziksel olarak taşındığını gösteren belgedir. Yolda yapılan denetimlerde aracın taşıdığı malın kime ait olduğu, nereden nereye gittiği bu belgeyle ispatlanır.

Fatura ise malın veya hizmetin bedelini gösteren mali belgedir. Fatura sonradan düzenlenebilir; ancak mal yola çıktığı anda irsaliyenin düzenlenmiş olması gerekir.

e-İrsaliye ile kağıt irsaliye arasındaki fark

Kağıt irsaliyede belge nüshalar hâlinde basılır, biri araçta taşınır. e-İrsaliyede belge elektronik olarak üretilir ve GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Araçta ise belgenin elektronik olarak düzenlendiğini gösteren bir çıktı veya elektronik erişim bulundurulur.

• Belge GİB altyapısı üzerinden iletilir, kaybolma riski ortadan kalkar
• Alıcı malı teslim aldığında irsaliye yanıtı gönderir
• Kısmi kabul mümkündür: gelen malın bir kısmı reddedilebilir
• Sevkiyat geçmişi elektronik olarak izlenebilir

İrsaliye yanıtı nedir?

e-İrsaliyenin kağıt irsaliyeden en önemli farkı yanıt mekanizmasıdır. Alıcı, malı teslim aldıktan sonra sistem üzerinden irsaliye yanıtı gönderir ve bu yanıtta malın tamamını kabul ettiğini, bir kısmını kabul ettiğini veya tamamını reddettiğini bildirir.

Kısmi kabul, uygulamada en çok kullanılan seçenektir. Örneğin 100 koli gönderilmiş ancak 3 kolisi hasarlı gelmişse, alıcı 97 koliyi kabul edip 3'ünü reddeder. Bu bilgi elektronik ortamda kayıt altına alınır ve fatura süreci buna göre şekillenir.

Kimler e-İrsaliye düzenlemek zorunda?

Zorunluluk kapsamı tebliğlerle belirlenir ve zaman içinde genişlemiştir. Genel çerçeve olarak e-Fatura mükellefi olan ve belirli ciro eşiğini aşan işletmeler ile bazı özel sektörler kapsamdadır.

• Belirli ciro eşiğini aşan e-Fatura mükellefleri
• Akaryakıt sektöründe faaliyet gösterenler
• Tütün, alkollü içki ve maden ürünleri ticareti yapanlar
• Sebze ve meyve ticaretiyle uğraşan komisyoncu ve tüccarlar
• Gübre ve şeker üreticileri ile ticaretini yapanlar

Kapsam güncellendiği için, geçiş kararı öncesinde yürürlükteki tebliğin kontrol edilmesi gerekir. Zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de gönüllü olarak geçebilir.

e-İrsaliye de UBL-TR formatındadır

e-İrsaliye, e-Fatura ile aynı teknik temele oturur: UBL-TR standardında XML dosyasıdır ve içinde görüntülemeyi sağlayan XSLT şablonunu barındırır. Fark, kullanılan belge şemasındadır — fatura şeması yerine irsaliye şeması kullanılır.

XML içinde taşınan alanlar da doğal olarak farklıdır: tutar ve vergi blokları yerine sevkiyat bilgileri öne çıkar.

• Sevk tarihi ve saati
• Taşıyıcı bilgileri ve araç plakası
• Çıkış ve varış adresleri
• Taşınan malların cinsi ve miktarı
• İlgili fatura bilgisi (varsa)

İrsaliye ve fatura ilişkisi

Mal önce sevk edilir, fatura sonra düzenlenebilir. Mevzuat, malın sevkinden sonra belirli bir süre içinde faturanın kesilmesini öngörür. e-İrsaliye ile e-Fatura arasında bağ kurulduğunda, hangi sevkiyatın hangi faturaya ait olduğu izlenebilir hâle gelir.

Muhasebe tarafında bu bağ önemlidir: irsaliyeli teslimlerin faturalanıp faturalanmadığının takibi, dönem sonu mutabakatlarında sıkça sorun çıkaran bir konudur.

Belgeleri görüntüleme

e-İrsaliye XML'i de tıpkı e-Fatura gibi düz metin olarak açıldığında okunaksızdır; görüntülenmesi için içindeki şablonun işlenmesi gerekir. Elinizdeki UBL-TR belgesini ücretsiz görüntüleyicimizle açıp orijinal görünümüyle inceleyebilirsiniz.

e-İrsaliye kullanmanın pratik faydaları

Kağıt irsaliyede en sık yaşanan sorun belgenin kaybolmasıdır. Araçta taşınan nüsha yıpranır, şoför teslim eder ama imzalı nüsha geri gelmez ve teslimat ispatlanamaz.

e-İrsaliyede belge elektronik olarak iletildiği için kaybolma riski yoktur. Teslim alındığına dair yanıt sistemde kayıtlıdır ve gerektiğinde geriye dönük olarak sorgulanabilir.

• Belge kaybı ve yıpranma sorunu ortadan kalkar
• Teslimat ispatı elektronik kayıtla yapılır
• Kısmi kabul sayesinde eksik veya hasarlı teslimatlar belgelenir
• Baskı, kırtasiye ve arşiv maliyeti düşer
• Sevkiyat verisi raporlanabilir hâle gelir

Geçiş sürecinde dikkat edilecekler

e-İrsaliyeye geçiş, sahadaki operasyonu doğrudan etkiler. Depo ve sevkiyat personelinin süreci öğrenmesi gerekir; mal yola çıkmadan belgenin sistemde düzenlenmiş olması şarttır.

İnternet erişiminin kesildiği durumlar için yedek plan yapılması önerilir. Mevzuat, sistemin çalışmadığı hâllerde izlenecek yolu tanımlar; bu senaryonun önceden hazırlanması sevkiyatın durmasını önler.

İrsaliye yanıtı gelmezse ne olur?

Alıcı yanıt göndermezse mal teslim edilmemiş sayılmaz; ancak teslimatın elektronik ispatı eksik kalır. Uyuşmazlık çıktığında, yanıtın bulunmaması satıcının elini zayıflatır.

Bu yüzden düzenli çalışılan müşterilerde yanıt sürecinin işletilmesi, sözleşme aşamasında konuşulması gereken bir konudur. Yanıt gelmeyen sevkiyatların takip listesinde tutulması da pratik bir önlemdir.

Uygulamada bazı alıcılar yanıt sürecini ihmal eder. Böyle durumlarda teslim tutanağı gibi tamamlayıcı belgeler devreye girer.

Özet

e-İrsaliye, malın fiziksel hareketini belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir ve e-Fatura ile aynı UBL-TR temeline oturur. Kağıt irsaliyeden en önemli farkı, alıcının teslim sonrası gönderdiği irsaliye yanıtıdır; kısmi kabul sayesinde eksik ve hasarlı teslimatlar elektronik olarak kayıt altına alınır.

Zorunluluk kapsamı ciro ve sektör kriterlerine bağlıdır ve zaman içinde genişlemiştir. Geçiş yalnızca yazılım meselesi değildir; depo ve sevkiyat süreçlerinin de yeni düzene uyarlanması gerekir.