e-Fatura Senaryoları Nelerdir?
e-Fatura senaryosu, düzenlenen faturanın sistem içinde nasıl işleneceğini belirleyen tanımdır. En yaygın iki senaryo Temel Fatura ve Ticari Fatura'dır; aralarındaki temel fark, alıcının faturayı sistem üzerinden reddedebilme hakkının olup olmamasıdır.
Senaryo bilgisi faturanın XML'inde ayrı bir alanda tutulur ve yanlış seçilmesi ticari açıdan sonuç doğurur. Bu yazıda senaryoları tek tek ele alıyoruz.
Temel fatura ile ticari fatura farkı nedir?
Temel faturada alıcının sistem üzerinden red hakkı yoktur; fatura alıcıya ulaştığı anda kabul edilmiş sayılır. Ticari faturada ise alıcı, belgeyi 8 gün içinde sistem üzerinden kabul, red veya iade edebilir.
Bu fark uygulamada şu anlama gelir: temel faturaya itiraz etmek isteyen alıcı, harici yollara başvurmak zorundadır — noter, KEP veya iadeli taahhütlü mektup. Ticari faturada ise itiraz sistemin içinde, iz bırakarak yapılır.
Satıcı açısından temel fatura daha güvenli görünür çünkü belge otomatik kabul edilir. Alıcı açısından ticari fatura daha korunaklıdır çünkü hatalı belgeyi tek tıkla reddedebilir. Sektörel teamüller ve karşılıklı anlaşma hangisinin kullanılacağını belirler.
İhracat faturası senaryosu
Yurt dışına yapılan mal satışlarında kullanılır. Bu senaryoda fatura önce Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sistemine iletilir, gümrük çıkış beyannamesiyle ilişkilendirilir ve süreç tamamlandığında belge nihai halini alır.
İhracat faturasında döviz cinsi, teslim şekli ve gümrük bilgileri gibi ek alanlar zorunludur. XML tarafında bu alanlar doldurulmadığında belge sistemden geri döner.
Yolcu beraberi eşya (Tax Free) senaryosu
Türkiye'de ikamet etmeyen yolculara yapılan ve yurt dışına çıkarılacak mal satışlarında kullanılır. Alıcı, malı yurt dışına çıkarırken ödediği KDV'nin iadesini talep edebilir. Bu senaryoda faturada yolcunun pasaport bilgileri yer alır.
Kamu faturası senaryosu
Kamu kurumlarına düzenlenen faturalarda kullanılır. Merkezi Yönetim Bütçesi kapsamındaki idarelere kesilen faturalar bu senaryo üzerinden işlenir ve harcama süreçlerine bağlanır.
Hal faturası senaryosu
Sebze ve meyve ticaretinde, hal kayıt sistemine tabi işlemler için kullanılır. Faturanın hal kayıt sistemiyle ilişkilendirilmesini sağlayan ek alanlar içerir.
Senaryo ile fatura tipi aynı şey değildir
Sık yapılan bir karışıklık: senaryo faturanın nasıl işleneceğini, fatura tipi ise ne tür bir fatura olduğunu belirtir. Aynı fatura hem 'ticari' senaryosunda hem de 'tevkifat' tipinde olabilir.
- Senaryo örnekleri: temel, ticari, ihracat, yolcu beraberi, kamu, hal
- Fatura tipi örnekleri: satış, iade, tevkifat, istisna, özel matrah, ihraç kayıtlı
XML içinde ikisi ayrı alanlarda tutulur. Bir belgeyi incelerken her iki alana da bakmak gerekir; yalnızca senaryoya bakmak faturanın vergisel niteliğini anlamaya yetmez.
Yanlış senaryo seçilirse ne olur?
En sık karşılaşılan durum, ticari fatura beklerken temel fatura kesilmesidir. Alıcı belgede hata görür ama sistem üzerinden reddedemez; düzeltme için satıcıdan iade faturası talep etmek zorunda kalır. Bu da iki taraf için ek işlem yükü demektir.
İhracat senaryosunda hata daha maliyetlidir: gümrük süreciyle eşleşmeyen belge işlem görmez ve ihracat evrakları tamamlanamaz.
Elinizdeki faturanın senaryosunu nasıl görürsünüz?
XML dosyasını bir görüntüleyicide açtığınızda senaryo ve fatura tipi alanları belgenin üst kısmında yer alır. PDFXMLPro'nun ücretsiz e-Fatura görüntüleyicisi belgeyi GİB'deki orijinal görünümüyle açar; senaryo bilgisini fatura başlığında görebilirsiniz.
Hangi senaryoyu seçmeliyim?
Seçim büyük ölçüde iş modelinize ve karşı tarafla ilişkinize bağlıdır. Sürekli çalıştığınız, güven ilişkisi kurulmuş müşterilerde temel fatura işleri hızlandırır çünkü onay beklemeden süreç ilerler.
Yeni müşterilerde, tutarı yüksek işlerde veya sipariş-teslimat uyuşmazlığı ihtimali olan sektörlerde ticari fatura daha korunaklıdır. Alıcı hatayı gördüğünde sistem üzerinden reddeder, iş iade faturası döngüsüne girmez.
Bazı sektörlerde teamül yerleşmiştir; karşı taraf belirli bir senaryo talep edebilir. Sözleşme aşamasında bunun konuşulması, sonradan yaşanacak sürtüşmeyi önler.
Senaryo bilgisini sonradan değiştirebilir miyim?
Düzenlenmiş bir faturanın senaryosu sonradan değiştirilemez. Belge, seçilen senaryoyla birlikte imzalanır ve sisteme girer.
Yanlış senaryo ile kesilen bir belgede yapılacak şey, mevcut kurallar çerçevesinde düzeltmeye gitmektir: red süresi içindeyse red, değilse iade faturası. Bu yüzden senaryo seçiminin fatura kesilmeden önce doğru yapılması önemlidir.
Senaryo ve muhasebe kaydı ilişkisi
Senaryo seçimi yalnızca teknik bir tercih değildir; muhasebe süreçlerini de etkiler. Ticari faturada belge, alıcının onayına kadar askıda kalabilir ve bu süre boyunca kayıt kesinleşmez.
Temel faturada ise belge anında kesinleşir. Bu, nakit akışı planlaması ve dönem sonu mutabakatları açısından fark yaratır; ay sonuna denk gelen ticari faturalar, onay gecikmesi yüzünden bir sonraki döneme kayabilir.
Bu yüzden büyük tutarlı işlemlerde senaryo seçimi, muhasebe departmanıyla birlikte kararlaştırılmalıdır.
Senaryo bilgisi XML'de nerede tutulur?
Senaryo, belgenin başındaki profil alanında taşınır. Fatura tipi ise ayrı bir alanda bulunur. İkisi birlikte okunduğunda belgenin hem nasıl işleneceği hem de vergisel niteliği anlaşılır.
Bir belgeyi incelerken bu iki alana bakmak, faturanın hikâyesini anlamanın en hızlı yoludur: kim kime, hangi kurallarla, ne tür bir işlem için düzenlemiş.
Gelen belgelerde senaryo kontrolü, özellikle red hakkınızın olup olmadığını bilmek açısından önemlidir. Ticari senaryo görüyorsanız süreniz işlemeye başlamıştır.
Özet
Senaryo, faturanın sistem içindeki yolculuğunu belirler. Temel faturada belge anında kesinleşir ve red edilemez; ticari faturada alıcının 8 günlük yanıt hakkı vardır. İhracat, yolcu beraberi, kamu ve hal senaryoları ise kendi özel alanlarını ve süreçlerini getirir. Doğru senaryo, fatura kesilmeden önce seçilmelidir; sonradan değiştirilemez.